Come avere un Sito Web a norma di legge

Hai un sito web, ma… sei sicuro sia a norma di legge? Occhio che se mancano 3 tasselli rischi multe salate!

Al giorno d’oggi, il tuo (personal) Brand deve essere presente offline, ma soprattutto online se vuole aprire le porte a nuovi mercati e rendersi visibile a nuovi (potenziali) clienti. E il primo biglietto da visita virtuale che ti mostra e ti presenta al mondo è il tuo sito web.

Quando realizzi un sito web, sai che occorrono pagine, articoli, form di contatto, immagini di un certo tipo, icone… ma ci sono alcuni elementi ormai imprescindibili che devono essere presenti sul tuo sito, pena il pagamento di sanzioni.

Ma le leggi cambiano con la stessa velocità dello scirocco estivo e star dietro alle norme e agli aggiornamenti può essere un impegno non indifferente (sia per un webmaster che di siti da aggiornare ne ha diversi, sia per un singolo che deve comunque trovare il tempo e il modo di aggiornare i contenuti richiesti in tempi rapidi).

Per essere certa di non incorrere in problemi e sanzioni ho fatto giusto un paio di domande a Andrea Giannangelo – CEO, iubenda – per capire quali sono ad oggi a quali norme deve rispondere un sito (o anche un App).

Ciao Andrea e grazie per aver accettato di dare una risposta ai miei dubbi. Cosa deve essere presente, per legge, in ogni sito web o App?

Oltre agli elementi che fanno di un sito un efficacissimo strumento di dialogo tra utenti, però, esistono anche dei requisiti che il webmaster deve rispettare essere in regola con la legge e garantire i diritti degli utenti.

Ad esempio, la pubblicazione dei dati obbligatori, cioè tutti i dati della società (o ditta individuale) che devono essere ben visibili e trovabili da parte degli utenti: quindi meglio inserirli nel footer o nella pagina dei contatti.

Se poi sei portatore sano di Partita Iva occhio perché va specificata necessariamente in homepage.

Oltre i dati obbligatori c’è di più. In particolare, ci riferiamo a 3 elementi fondamentali:

1. Termini e Condizioni
2. Privacy Policy
3. Cookie Policy

Vediamo nel dettaglio cosa sono e a cosa servono questi 3 tasselli fondamentali di ciascun progetto web.

Termini e Condizioni

I Termini e Condizioni sono conosciuti con nomi spesso molto diversi: Termini di Servizio, Condizioni Generali, Termini e Condizioni, (T&C), TOS, Note Legali. In qualunque modo siano chiamati, corrispondono al documento che regola il rapporto contrattuale tra il titolare del servizio fornito tramite l’App o il sito web e l’utente. Nei Termini e Condizioni, in sostanza, il titolare del presidio web fornisce all’utente le condizioni di utilizzo ma anche le regole che devono essere seguite nell’interazione con i contenuti di un sito web o un’App e le eventuali modalità di cancellazione o sospensione di registrazione utenti, ad esempio.

Attenzione però, non parliamo solamente di un contratto a tutela degli utilizzatori di un sito o App: tra le finalità di questo documento si trovano anche tutte le clausole relative alle limitazioni di responsabilità in caso di malfunzionamenti, controversie e rimborsi relativi al servizio fornito. Da questo punto di vista si evince quanto siano indispensabili, a maggior ragione, per i siti e-commerce.

Privacy Policy

La Privacy Policy è una dichiarazione sul trattamento dei dati degli utenti raccolti dal titolare di un sito web o App. Si tratta di una dichiarazione obbligatoria in quasi tutti gli Stati per quei presidi web in cui c’è una raccolta, anche tramite terzi,di informazioni personali degli utenti come nome e cognome, indirizzo email, immagini o altre elementi che possano identificare un utente, inclusi i dati raccolti con il semplice accesso, quali IP o cookie.

In Europa, i riferimenti legislativi sono la Data Protection Directive (95/46/EC) e la ePrivacy directive (2002/58/EC, come rivisto dal 2009/136/EC). Queste sono le direttive che vengono convertite in leggi da ciascun Stato Membro e dettano i requisiti minimi da rispettare per tutelare la privacy delle persone.

In tali direttive si esprime un punto chiave fondamentale: l’utente deve essere informato sui processi di raccolta dei dati personali. Il proprietario di un sito o di un’App deve pubblicare una Privacy Policy comprensibile e chiara, che informi gli utenti circa l’identità e i dettagli di contatto del proprietario del presidio web e le categorie di dati personali raccolte; le finalità di trattamento dei dati e l’eventuale condivisione degli stessi con terze parti; i diritti degli utenti in fatto di revoca del consenso e cancellazione dei dati.

Cookie Policy

Dal 2 giugno 2015 anche in Italia occorre osservare gli adempimenti previsti dalla normativa europea sui Cookie.

Poiché tali Cookie – installati automaticamente da quasi ogni sito web – consentono di tracciare in vari modi i comportamenti degli utenti, si è provveduto a “mettere dei paletti” sempre a tutela degli utenti. In estrema sintesi (e con qualche eccezione specifica) non è più possibile installare cookie prima di:

• aver preparato e pubblicato una cookie policy;
• aver mostrato esplicitamente all’utente un banner informativo con la richiesta di consenso all’installazione dei cookie (per le tipologie di Cookie per cui questo obbligo si applica);
• aver richiesto il consenso ad ogni utente prima di procedere.

In questi requisiti non rientrano i cookie c.d. tecnici.

Nella Cookie Policy dovrà apparire un elenco dei cookie installati dal sito, con i relativi scopi per cui sono utilizzati.

Il grande tema che si pone di fronte a ciascun webmaster è quello di dover produrre tali Policy e testi vari: si tratta di un argomento spinoso, che prevede una conoscenza specifica sulle tematiche legal unita a competenze tecniche per un’implementazione efficace e rispondente alle richieste di legge (come nel caso della disabilitazione provvisoria dei Cookie fino all’esplicito consenso dell’utente).

A tal proposito, il nostro parere è uno e uno soltanto: rivolgiti a chi si occupa di tali argomenti in maniera professionale, evitando di copiare o di improvvisarti esperto legale. L’improvvisazione comporta perdite di tempo e possibili sanzioni da parte del Garante della Privacy, qualora non avessi adempiuto in maniera corretta alle normative.

Ci sono svariate soluzioni rapide, economiche e sicure per superare anche questo ostacolo: tra i vari plugin ed estensioni che si possono trovare sul web, si segnalano le soluzioni di iubenda, con cui – ad esempio – poter ottenere Privacy e Cookie Policy aderenti alla legge, in pochi click. Puoi venire a provare quanto è semplice e immediato anche adesso!

Per un corrispettivo ragionevole, hai a disposizione uno strumento valido e potente per rispettare le normative.

In effetti, parlando di sanzioni che possono arrivare a decine di migliaia di euro (cifre che – sinceramente – preferirei spendere per qualcosa di più piacevole o gratificante che una multa!) e considerando il tempo che dovrei impiegare a cercare, contattare e collaborare con un legale ferrato sulla materia (perdendo tempo prezioso per me stessa, la mia famiglia e il mio lavoro), concordo con Andrea: meglio non rischiare, che dici?

E adesso a te la parola: sapevi che servono tutte queste informazioni su un sito? Le hai già previste? E a chi ti sei rivolto per metterti al sicuro? Intanto, per il bene della conoscenza e per evitare inutili salassi, sarebbe carino condividere queste info (o no?), quindi Have Fun & Share It 😉